Comment les rédiger, comment les utiliser
Nous tenons à remercier monsieur Anil Verma, professeur de gestion des ressources
humaines, Rotman School of Management and Centre for Industrial Relations, Université de Toronto, pour
ses conseils et commentaires.
Cette publication est disponible en supports multiples (gros caractères,
cassette audio, Braille et disquettes) en français et en anglais.
Pour commander des exemplaires additionnels, il suffit de communiquer avec le bureau
ci-après en ayant soin d'indiquer le numéro de catalogue du ministère: HS4-33/2007.
Centre de renseignements
Ressources humaines et
Développement des compétences Canada
140, Promenade du Portage
Place du Portage, Phase IV, niveau 12
Gatineau (Québec)
K1A 0J9
Télécopieur: (819) 953-7260
Courriel: cnp-noc@travailleraucanada.gc.ca
This publication is also available in English under the title "Job Descriptions:
An Employers' Handbook".
© Gouvernement du Canada, 2007- 03- 01
No de cat.: HS4-33/2007
ISBN: 978-0-662-49992-3
Table Des Matières
Introduction
Rédigé expressément à l’intention des petites organisations, ce manuel donne des
précisions sur un aspect clé de la gestion des ressources humaines – les descriptions
de travail. Il explique entre autres comment:
-
créer des descriptions de travail adaptées à tous les besoins
de votre entreprise;
- utiliser la CNP pour la rédaction des descriptions de travail;
-
utiliser les descriptions de travail pour des tâches multiples reliées
aux
ressources humaines.
À propos de la Classification nationale des professions (CNP)
Le présent manuel repose sur l’utilisation de la CNP comme base de préparation des
descriptions de travail. Créée au départ pour doter les analystes du marché du travail
d’une compréhension commune des divers emplois constituant le monde du travail au
Canada, la CNP est utilisée quotidiennement par des professionnels, notamment des
conseillers en carrière et en emploi et des spécialistes en ressources humaines.
Basée sur l’analyse des fonctions effectivement accomplies et formulées à l’aide
de mots utilisés couramment dans le marché du travail au Canada, la CNP, comme vous
le constaterez, est un outil important qui vous aidera à élaborer des descriptions
de travail adaptées aux besoins de votre entreprise.
Création De Descriptions De Travail Correspondant À Vos Besoins Opérationnels
En général, une description de travail inclut normalement un titre
de poste, une description des tâches à accomplir et des renseignements
sur les conditions de travail. Elle peut également comprendre d'autres
qualités que l'employeur considère nécessaires pour le
poste: études, connaissances, aptitudes et qualités personnelles.
Il peut être profitable pour une entreprise d'élaborer des descriptions
de travail et de les tenir à jour car cela permet:
-
de disposer d’un point de référence à partir duquel évaluer
le rendement des employés.
-
de déterminer les lacunes en matière de compétences afin d’assurer
une formation plus efficace;
- de mettre sur pied un processus d’embauche effectif et bien planifié;
- de comparer les postes pour mieux établir les échelles salariales.
Comment la Classification nationale des professions peut aider à créer
des descriptions de travail
Les profils professionnels que l’on trouve dans la CNP (www.rhdsc-hrsdc.gc.ca/cnp)
englobent tous les emplois offerts sur le marché du travail au Canada et
reposent sur des recherches et des entrevues auprès de travailleurs, d’employeurs
et de spécialistes. Un exemple est présenté à la page
6 (tableau A). L’annexe 1 donne des précisions sur le moteur de recherche
de la CNP accessible sur Internet.Lorsqu’il s’agit de préparer
des descriptions de travail pour votre organisation, vous pouvez:
-
adapter les renseignements contenus dans la CNP en choisissant vos propres mots
pour décrire le travail des employés;
-
combiner les renseignements provenant de différentes descriptions de la CNP
pour mieux désigner le travail effectué par vos employés, notamment
si certains postes de votre entreprise comportent des tâches relevant de plusieurs
professions.
Pour bien définir les tâches des employés, les descriptions
de travail pourraient indiquer des conditions de travail précises, non répertoriées
dans la CNP. En voici quelques exemples:
-
risques pour la santé ou la sécurité (exposition à des
matières dangereuses);
-
travail par équipes ou nombre élevé d’heures de travail
(heures supplémentaires);
- travail dans des conditions inhabituelles (emplacements souterrains ou isolés);
-
exigences physiques (soulever des charges, demeurer debout pendant de
longues périodes);
- emplacement (au centre-ville ou à l’extérieur de la ville);
- déplacements fréquents.
à l’annexe 2, vous trouverez un exemple de description de travail (i.e.
gabarit 2.1). Nous vous encourageons à l’utiliser et, si nécessaire,
à le modifier selon vos besoins opérationnels. N’oubliez pas
que les descriptions de travail peuvent être modulées selon vos critères.
Avec vos descriptions de travail détaillées en main, vous pouvez,
comme on le verra au prochain chapitre, créer d’autres outils pour
mieux gérer vos ressources humaines.
Voici une description de travail réelle du CNP.
Tableau A
Profil de la CNP pour secrétaires
Secrétaires (sauf domaines juridique et médical)
Les secrétaires effectuent des tâches administratives pour épauler
les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent
dans les secteurs privé et public.
Exemples d'appellations d'emploi
secrétaire (sauf domaine juridique et domaine médical)
>>Consulter toutes les appellations d'emploi
Fonctions principales
Les secrétaires exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes:
-
préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance,
des factures, des présentations, des
brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à
partir de notes sténographiques,
dictées ou manuscrites;
-
ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents
reçus et coordonner la circulation des
renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
- commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
-
répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone
et par courrier électronique et transmettre les
appels téléphoniques et les messages;
-
établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement
des dossiers d'information;
- formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
-
accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger
vers l'employeur ou la personne compétente;
- consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
-
compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements,
et effectuer, si nécessaire, des
recherches;
- organiser, s'il y a lieu, des conférences;
-
surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait
aux méthodes de travail et à l'utilisation de
logiciels courants.
Conditions d’embauche
- Diplôme d'études secondaires.
-
Programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou
expérience dans le travail de bureau.
Appellations à ne pas confondre
- Adjoints/adjointes de direction (1222)
- Gestionnaires de bureau (voir 1221 Agents/agentes d'administration)
-
Rapporteurs/rapporteuses judiciaires et transcripteurs médicaux/transcriptrices
médicales (1244)
- Secrétaires juridiques (1242)
- Secrétaires médicaux/secrétaires médicales (1243)
Le tableau B est un exemple d’une description de travail typique du poste
de secrétaire occupé par une personne qui travaille aussi comme adjoint(e)
administratif(ve). L’information en italiques provient de la CNP, tandis que
les renseignements sans italiques ont été ajoutés pour fournir
aux lecteurs une description de travail réaliste du poste de secrétaire.
Tableau B
Description de travail pour un poste de secrétaire
Date: 3 février 2006
Fonctions principales:
Travaillant au bureau central, le secrétaire seconde le propriétaire
et assiste le directeur de production, quand l’horaire et le volume de travail le permettent.
Reports to:
Propriétaire
Fonctions:
Le secrétaire effectue les fonctions suivantes:
-
répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone
et par courrier électronique et transmettre les
appels téléphoniques et les messages;
-
accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les orienter
vers l'employeur ou la personne compétente;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
-
ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres
documents reçus et coordonner la circulation des
renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
-
ouvrir et gérer le courrier régulier et électronique pour le
propriétaire et assurer le suivi nécessaire du courrier
d’arrivée;
-
préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire la correspondance,
les factures, les présentations, les brochures, les
publications, les rapports et d'autres documents connexes à partir de notes
sténographiques, dictées ou manuscrites;
- formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
- commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
- organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
-
s’acquitter de toute autre fonction liée au poste de secrétaire,
suivant les instructions du propriétaire et PDG, ainsi
que du directeur de production quand l’horaire et le volume de travail le
permettent.
Conditions de travail:
-
Les semaines de travail sont de 5 jours, du lundi au vendredi, 8 heures par jour,
à partir de 8 h 30.
- Le secrétaire a droit à une heure pour le déjeuner.
-
Le secrétaire est souvent exposé au bruit et à une circulation
régulière de personnes autour du bureau
- Le secrétaire doit souvent faire face à des priorités changeantes.
-
Le secrétaire peut être appelé à travailler des heures
supplémentaires rémunérées.
Conditions d’embauche:
- Diplôme d'études secondaires.
-
Programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou nexpérience
dans le travail de bureau.
- Cinq ans d’expérience
-
Capacité de communiquer efficacement en anglais à l’oral
et à l’écrit
- Ponctualité, minutie et fiabilité
- Attitude courtoise envers le public
Utilisation Des Descriptions De Travail
Suite logique du chapitre Création des descriptions de travail,
ce chapitre décrit l’art d’utiliser les descriptions de travail
comme outil pour:
- évaluer le rendement du personnel;
- déterminer les besoins en formation du personnel;
- recruter du personnel;
-
aider à établir les taux de salaire entre deux postes ou plus
en comparant des
facteurs comme les responsabilités, la charge de travail et la valeur relative
par
rapport à l’organisation.
Nous avons inclus à l’annexe 2 un certain nombre de gabarits à
utiliser comme guide afin d’intégrer dans votre organisation quelques
activités de gestion de ressources humaines.
A. évaluer le rendement du personnel
La création de descriptions de travail détaillées peut permettre
de communiquer clairement les objectifs professionnels que vous fixez à vos
employés. En évaluant ces derniers, vous pouvez d’autre part
plus facilement:
- repérer les employés les plus performants donc admissibles
à une promotion ou ceux qui sont prêts à relever un nouveau
défi au sein de l’entreprise;
-
fournir une documentation d’appoint pour
reconnaître l’apport
des travailleurs
ou pour établir les lacunes à combler;
-
évaluer les progrès des employés par suite d’une
formation
, et relever toute lacune qui reste à combler.
- resserrer les liens entre l’organisation et les employés,
surtout si ces derniers sont invités à participer à l’établissement
du niveau de rendement attendu et à la notation de la qualité de leur
travail.
Voici un exemple des étapes à suivre pour mettre à contribution
vos descriptions de travail aux fins d’évaluation de vos employés:
Étape 1.
À partir de la description de travail, énumérez les tâches à évaluer;
Étape 2.
Décrivez le niveau de rendement attendu de manière mesurable (qualité du travail
ou volume de travail accompli) pour chacune des fonctions à évaluer;
Étape 3.
Précisez le calendrier d’évaluation: annuel, mensuel ou autre;
Étape 4.
Fournissez une rétroaction concrète à l’employé à l’aide d’une simple échelle de
notation du type « n’a pas atteint les objectifs », « a atteint les objectifs »
et « a dépassé les objectifs » ;
Étape 5.
Suggérez des façons concrètes dont l’employé peut s’améliorer. Cela pourrait inclure
de la formation en cours d’emploi, une accréditation ou une modification des comportements.
Étape 6.
Si vos employés dépassent régulièrement leurs objectifs professionnels, discutez
quelles sortes de travail les intéressent ou qu’ils sont qualifiés à faire, afin
d’encourager leur motivation et aider du même coup à la prospérité de votre entreprise.
B. Déterminer les besoins en formation
du personnel
Les organisations peuvent plus facilement relever de nombreux défis opérationnels
comme l’avènement de nouvelles technologies, ou l’intensification
de la concurrence commerciale, lorsque les employés sont bien préparés
et dotés des compétences nécessaires.
Les descriptions de travail détaillées vous permettent de
comparer
les tâches réelles des employés aux fonctions à exécuter
dans l’organisation
. Vous pouvez ainsi cerner facilement les aspects
cruciaux dont il faut tenir compte, en vous assurant d’avoir une vue globale
des forces et des faiblesses de votre organisation et, parallèlement, une
vue détaillée des points forts de chaque employé ainsi que
ses aptitudes susceptibles d’amélioration ou de changement.
D’autre part, cette façon de procéder pourrait contribuer à
resserrer les liens entre l’organisation et ses employés et aider l’entreprise
à maintenir en poste les meilleurs d’entre eux. Voici d’autres
motifs pour lesquels les plans d’apprentissage peuvent être profitables,
à long terme, pour votre entreprise.
- Changement technologique: Lorsque les exigences professionnelles
évoluent, la comparaison de la description de travail actuelle aux nouvelles
exigences du poste peut aider un gestionnaire à cerner les lacunes en matière
de compétences et à déterminer la formation dont les employés
ont besoin pour les combler, ce qui facilite la transition vers l’utilisation
efficace des nouvelles technologies.
- Planification de la relève: Partant des description
de travail pour déterminer les exigences des postes essentiels au succès
de l’organisation, le gestionnaire peut plus facilement cerner les compétences
requises pour tel ou tel poste stratégique à pourvoir le cas échéant.
- Amélioration et innovation constantes: Il importe
que les organisations soient au courant des nouveautés touchant leur champ
d’activités. Une entreprise qui appuie le perfectionnement des compétences
de ses effectifs selon les besoins courants et éventuels ne manquera pas
d’augmenter ses chances de ne pas se laisser dépasser par la concurrence.
Le gabarit modèle utilisé pour évaluer vos employés
(gabarit 2.2) peut servir également à déterminer leurs besoins
en formation.
C. Recruter du personnel
Grâce aux éléments d’information spécifiques contenus
dans une description de travail (fonctions et tâches, qualifications, études,
expérience et qualités personnelles), le processus de recrutement
peut se lancer plus aisément et plus efficacement étant donné
que les données à évaluer sont déjà disponibles
et qu’ils ont déjà fait l’objet d’une bonne réflexion.
Les descriptions de travail peuvent servir à la rédaction d’offres
d’emploi détaillées, contenant les éléments suivants:
- le titre du poste;
- un résumé de la description de travail;
-
les exigences du poste (études, formation, qualifications et compétences)
c’est-à-dire les critères de sélection au niveau d’entrée,
et éventuellement les
compétences à acquérir par la suite;
-
les conditions d’emploi (temps plein ou temps partiel, travail par équipes,
exposition à des matières dangereuses).
à l’annexe 2, gabarit 2.3, vous trouverez divers éléments
d’information à inclure dans une description de travail détaillée.
à toutes fins utiles, une annonce de recrutement typique de guichetemplois.gc.ca
est également jointe.
D. Aider à établir les taux de
salaire entre deux postes ou plus en comparant des facteurs comme les responsabilités,
la charge de travail et la valeur relative par rapport à l’organisation
Les descriptions de travail peuvent aider à établir les taux de salaire
entre des postes qui semblent similaires, d’après les exigences que
vous aurez établies, notamment: fonctions, expérience, connaissances
précises, accréditation, résultats d’évaluation
ou examens de clients.
Le gabarit 2.4 à l’annexe 2 est fourni comme exemple pour vous aider
à comparer des postes afin d’établir les taux de salaire; il
vous faudra attribuer à chaque tâche et chaque rôle une valeur
en fonction de la difficulté, de la responsabilité et de l’incidence
du poste sur le succès de l’organisation. N’hésitez pas
à l’adapter pour répondre à vos besoins opérationnels
précis.
Il n’existe aucune méthode scientifique ou précise pour déterminer
exactement la valeur de tel ou tel poste pour une entreprise. Votre jugement et
ce que vos concurrents offrent pour un poste comparable sont des facteurs déterminants
dont vous devrez tenir compte au moment d’essayer d’attribuer une valeur
monétaire aux activités qui se déroulent dans votre organisation.
Autres Sites Internet Utiles1
Ressources humaines et Développement social Canada et Service Canada ont
en place divers programmes et services qui peuvent appuyer vos objectifs opérationnels.
Visitez les sites aux adresses suivantes: www.rhdsc.gc.ca
et www.servicecanada.gc.ca
Le portail Entreprises Canada peut vous informer et vous aider par rapport à
divers sujets liés aux affaires. Visitez le site Web à www.entreprisescanada.gc.ca
Les profils des compétences essentielles peuvent vous aider à élaborer
des programmes de formation et des plans d’apprentissage adaptés à
votre entreprise. Visitez le site Web à www.rhdsc.gc.ca/competencesessentielles
Pour afficher vos offres d’emploi gratuitement sur le plus grand réseau
d’offres d’emploi sur le Web accessible aux Canadiens, visitez le site
www.guichetemplois.gc.ca
Pour obtenir de l’information sur le marché du travail national, régional
et local, y compris sur les salaires, consultez le site www.labourmarketinformation.ca
Pour obtenir les perspectives d’emploi, visitez www.emploiavenir.ca
Le certificat du Sceau rouge permet aux ouvrières et ouvriers qualifiés
d’exercer leur métier dans n’importe quelle province ou n’importe
quel territoire au Canada où le métier est désigné sans
devoir subir d’autres examens. Pour de plus amples renseignements, visitez
le site www.sceau-rouge.ca
Pour en savoir plus sur la façon de mener un processus d’embauche libre
de plaintes, consultez le
Guide de présélection et de sélection
des employés
de la Commission canadienne des droits de la personne
à
www.chrc-ccdp.ca/publications/screening_employment-fr.asp
Annexes
Annexe 1 – Comment utiliser le moteur de recherche de
la CNP accessible sur Internet
Accessible sur Internet à www.rhdsc-hrsdc.gc.ca/cnp,
le moteur de recherche de la CNP facilite la recherche de tout renseignement contenu
dans la CNP.
Sur le site Internet CNP, cliquez sur « Recherche 2006 » dans la barre
latérale gauche.
Utilisez ensuite la fonction recherche par mot-clé. Les deux principaux paramètres
de recherche sont:
- la désignation de la profession;
- les fonctions de la profession.
Recherche selon la désignation
Pour interroger suivant la désignation de la profession, procédez
simplement comme suit:
-
Sélectionnez les cases « Titre de groupe » et «
Exemples d»appellations d«emploi » pour maximiser vos
résultats.
- Tapez la désignation de la profession dans la case rectangulaire.
-
Cliquez sur le bouton « Chercher ». Les résultats de votre interrogation
seront affichés automatiquement.
Les résultats obtenus dépendent de la désignation introduite.
Par exemple, si vous recherchez la description de représentant/représentante
des ventes et que vous tapiez représentant, vous obtiendrez
plusieurs résultats parmi lesquels vous choisirez celui qui répond
le mieux à vos besoins.
Recherche selon les fonctions
Si vous ne connaissez pas la désignation d’une profession ou que vous
ne parvenez pas à trouver une profession en effectuant une interrogation
à partir de son appellation, vous pourriez effectuer une recherche selon
les fonctions. Pour ce faire:
-
Sélectionnez les cases « énoncé principal »
et « Fonctions principales ».
- Tapez la fonction dans la case rectangulaire.
-
Cliquez sur le bouton « Chercher ». Les résultats de votre interrogation
seront affichés automatiquement.
Si vos résultats de recherche ne vous donnent aucune profession, modifiez
votre mot-clé. Par exemple, vous pourriez utiliser base de données
si vous êtes à la recherche de professions comprenant des fonctions
telles que l’utilisation de statistiques, ou paiements si
vous recherchez des professions qui requièrent l’administration de
l’argent.
Annexe 2: Gabarits et outils
2.1 Description de travail
Nom de l’organisation / entreprise
Date:
Titre du poste:
Nom de l’employé(e):
Fonctions principales:
Supérieur hiérarchique:
Fonctions:
Conditions de travail:
Conditions d’emploi:
2.1.1 Exemple d’une description de travail réussie
Impression et distribution ABC
Titre du poste:Secrétaire
Nom de l’employé(e): Dominique Lafleur
Date: le 22 mars 2006
Fonctions principales:
Travaillant au siège social, le secrétaire seconde le propriétaire
et assiste le directeur de production, quand l’horaire et le volume de travail
le permettent.
Supérieur hiérarchique:Propriétaire.
Fonctions:- Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages.
-
Accueillir les visiteurs, s’enquérir de la nature de leur requête
et les orienter vers la bonne personne.
- Fixer et confirmer les rendez-vous et les rencontres avec le propriétaire.
-
Ouvrir et distribuer le courrier général et d’autre matériel
de l’entreprise, et coordonner l’acheminement de l’information
au sein de l’entreprise.
-
Ouvrir et administrer le courrier ordinaire et électronique pour le propriétaire
et faire un suivi, au besoin, pour s’assurer que la bonne mesure est prise
relativement au courrier d’arrivée.
-
Rédiger et réviser la correspondance, les factures et le matériel
connexe.
-
Déterminer et établir les procédures administratives du bureau,
après l’approbation du propriétaire.
-
Coordonner et gérer les services de bureau, comme les locaux, le matériel
et les fournitures, ainsi que l’entretien général du bureau.
- Fixer le calendrier de déplacements du propriétaire.
-
S’acquitter de toute autre fonction liée au poste de secrétaire,
suivant les instructions du propriétaire, ainsi que du directeur de production
quand l’horaire et le volume de travail le permettent.
Conditions de travail:-
Les semaines de travail sont de 5 jours, du lundi au vendredi, 8 heures par jour,
à partir de 8 h 30.
- Les secrétaires ont droit à une heure payée pour le déjeuner.
-
Les secrétaires sont souvent exposés au bruit et à une circulation
régulière de personnes autour du bureau.
-
Les secrétaires doivent souvent faire face à des priorités
changeantes.
-
Les secrétaires peuvent être appelés à faire des heures
supplémentaires rémunérées.
Conditions d’emploi:-
Diplôme d’études postsecondaires à l’intention des
secrétaires ou adjoints administratifs.
-
Cinq années d’expérience en tant que secrétaire ou adjoint
administratif.
-
Capacité de communiquer efficacement en anglais à l’oral et
à l’écrit.
- Ponctualité, minutie et fiabilité.
- Attitude courtoise envers le public.
2.2 Formulaire d’évaluation du rendement et
plan de formation du personnel
Nom de l’employé:
Titre du poste:
évaluation du _______, 200_ au _______ 200_
SECTION 1 – évaluation2
Objectifs professionnels
Norme attendue
Activités nécessaires
évaluation
Améliorations possibles
Dans cette section, énumérez les objectifs professionnels à évaluer, provenant directement
de la description de travail.
Énumérez les moyens dont les objectifs seront mesurés. Vous pouvez inclure les résultats
basés sur la qualité, la quantité, la rapidité d’exécution, etc.
Énumérez les activités nécessaires à la réalisation des objectifs. Cette information
est particulièrement utile lorsqu’une amélioration s’impose.
Pour faciliter la réalisation des objectifs professionnels, ce module peut inclure
des activités de formation et de mise à jour des compétences.
Fournissez une rétroaction concrète. Une simple échelle de notation peut être appliquée:
- N’a pas atteint les objectifs.
- A atteint les objectifs.
- A dépassé les objectifs.
Suggérez des moyens par lesquels l’employé peut s’améliorer. Ces renseignements
peuvent comprendre une formation structurée ou en cours d’emploi, la supervision
par un collègue, une modification du comportement, etc..
SECTION 2 – Discussion avec l’employé et établissement
des cibles pour la prochaine évaluation.
1. Quelles sont les principales réalisations du dernier/ de la dernière
__________? (insérez le délai: trimestre, année, etc.)
2. Quels éléments de votre emploi trouvez-vous les plus difficiles?
3. Quelle mesure pourrait être prise pour vous aider avec ces questions? (la
réponse pourrait comprendre une formation, un encadrement, une modification
à l’horaire de travail, etc.).
4. L’objectif ou les objectifs fixés pour la prochaine évaluation
(d’après les commentaires de l’employé et les besoins
de l’organisation).
2.2.1 Exemple de formulaire d’évaluation du rendement et de plan de
formation du personnel
Nom de l’employé:
Jeanne LeBlanc
Titre du poste: Secrétaire
évaluation de mars 2005 à mars 2006
SECTION 1 – évaluation
Objectifs professionnels
Norme attendue
Activités nécessaires
évaluation
Améliorations possibles
-
Établir et réviser les factures.
-
Coordonner et gérer les services de bureau comme les locaux, l’achat de matériel
et de fournitures.
-
Réduire de 20 p. 100 le nombre d’erreurs financières dans la facturation.
-
Réduire de 15 p. 100 le montant des frais généraux liés aux fournitures de bureau,
y compris au papier.
-
Un nouveau système de classement électronique ou automatisé sera créé, et toutes
les factures seront numérotées par activité et parafées par l’agent responsable.
a.
Les nouveaux contrats portant sur la « livraison juste à temps » seront négociés
avec les fournisseurs.
b.
Les agents communique-
ront mensuellement leurs besoins prévus en matière d’ameublement
de bureau.
-
N’a pas atteint les objectifs.
-
A dépassé les objectifs. Le montant des frais généraux a été réduit de 17 p. 100..
-
Un cours (certificat en administration de bureau) sera suivi afin de mettre en oeuvre
un système de classement efficace et professionnel pour la facturation.
-
Ne s’applique pas
SECTION 2 – Discussion avec l’employé et établissement
des cibles pour la prochaine évaluation.
1. Quelles sont vos principales réalisations de l’année écoulée?
-
La création d’un système de gestion des fournitures de bureau
– réalisation accueillie favorablement.
-
La réduction des frais de déplacement par la signature d’ententes
avec les chaînes d’hôtels et les services de
location de voitures.
2. Quels éléments de votre emploi trouvez-vous les plus difficiles?
-
Le fait d’avoir un rôle lié à l’entrée de
l’information détaillée sur les factures.
3. Quelle mesure pourrait être prise pour vous aider avec ces questions?
-
Tous les agents devraient créer, à partir d’un système
commun, les factures qui relèvent de leur responsabilité.
Je devrais seulement être responsable du dépôt des factures.
4. L’objectif ou les objectifs fixés pour la prochaine évaluation
sont:
-
La création d’un nouveau système pour classer et organiser les
documents juridiques et gouvernementaux (y compris les taxes) afin d’aider
le cabinet d’expertise comptable.
-
La création d’un guide sur « les règles et les procédures
d’administration » à l’intention du personnel.
-
Les trois premières colonnes sont remplies au début de la période
d’évaluation. Les deux dernières le sont à la fin du
délai énoncé, en même temps que la Section 2.
- L’évaluation a fait ressortir des besoins de formation.
-
L’objectif décrit dans la Section 2 doit être inclus dans la
Section 1 d’une nouvelle évaluation pour la prochaine période
et ainsi de suite.
2.3 Contenu de l’annonce de recrutement
Vous trouverez ci-dessous les éléments d’information à
inclure dans une annonce d’emploi. N’oubliez pas que plus les renseignements
sont détaillés, plus il est facile pour les employés éventuels
de déterminer si le poste correspond à leur qualificationet à
leurs besoins.
- Titre du poste
-
Conditions d’emploi (poste permanent, temps plein, temps partiel, le jour,
la nuit, exposition à des matières dangereuses, etc.)
- Salaire / traitement (annuel / horaire)
- Date de début
- Lieu de l’emploi
- études
- Expérience
- Langues (communication orale et écrite)
- Cadre de travail (secteur privé ou public, organisme à but non lucratif)
-
équipement de bureau utilisé [logiciel (base de données, comptabilité,
traitement de textes), matériel électronique (agenda et courriel sans
fil)]
-
Exigences spécifiques (s’agissant d’un secrétaire, le
nombre de mots à la minute par exemple)
- Connaissances techniques
- Domaines de spécialisation dans la profession
- Autres compétences précises
-
Conditions liées à la sécurité des personnes et des
biens
- Transport
- Conditions de travail et capacités physiques
-
Compétences essentielles (se référer au
www.rhdsc.gc.ca/competencesessentielles
)
2.3.1 Annonce de recrutement typique de guichetemplois.gc.ca
Annonce de recrutement
Numéro d'offre: 851065
Titre: Conducteur/conductrice (camion porteur) (CNP: 7411)
Terms of Employment: Permanent, Full Time
Anticipated Start Date: As soon as possible
Location: Nepean, Ontario (2 vacancies)
Skill Requirements:
Études: Sans objet
Titres de compétence (certificats, permis, affiliations,
cours, etc.): permis de conduire (classe 3 ou D), autorisation (Z) d'utiliser les
freins à air comprimé, certificat d’opération d’un chariot élévateur à fourche.
Expérience: 0-6 mois
Langues: anglais (parler, lire et écrire)
Genre de camionnage et d'équipement: Camion porteur
(4600 kg+ ou 10,000 lb+ avec 3+ axes
Compétences particulières: Opérer et conduire un camion
porteur ou articulé pour transporter les marchandises et le matériel, empotage et
dépotage de marchandises
Conditions de travail et capacités physiques: Ce travail
demande beaucoup de force physique
Information de transport et de voyage: Permis de conduire
valide
Autres informations: Livraison de matériaux de construction.
(Matériau de couverture). Inventaire et contrôle des stocks. Bon dossier de conduite.
Employeur: Matériaux de construction ABC
Comment postuler:
Par télécopieur: (613) 555-3222
Profil d’entreprise: Matériaux de construction en gros et en détail
À paraître jusqu’au: 2006/12/02
Cette offre a été fournie par un employeur externe. Service Canada décline toute
responsabilité quant à l'exactitude, l’authenticité et la fiabilité du contenu.
2.4 établir les taux de salaire relatifs entre deux
postes ou plus en comparant les charges de travail et leur valeur pour l’organisation
Pour chaque fonction et exigence, ainsi que pour l’évaluation, déterminez
une valeur allant de 1 à 5 et ajoutez le nombre total de points attribués
à chacun des éléments évalués.
Table pour Titre du poste et Fonctions principales avec une note de 1 à 5.|
Titre du poste
|
Note
(de 1 à 5)
|
|---|
|
Fonctions principales
| |
|
|
|
|
|
|
Total
| |
|
Conditions d’emploi
| |
|
|
|
|
Total
| |
|
Total général
| |
Aide- table pour Titre du poste et Fonctions principales avec une note de 1 à 5.|
Titre du poste
|
Note
(de 1 à 5)
|
|---|
|
Fonctions principales
| |
|
|
|
|
|
|
Total
| |
|
Conditions d’emploi
| |
|
|
|
|
Total
| |
|
Total général
| |
1) Pour chaque fonction, attribuez une note de 1 à 5 d’après
le degré de difficulté et l’importance de la fonction pour l’organisation.
2) Pour chaque condition, attribuez une note de 1 à 5 d’après
l’importance des connaissances ou de l’expertise technique, les exigences
en matière de gestion (participation aux réunions de la direction,
nombre de membres du personnel à superviser) et les incidences du poste sur
la vie personnelle (heures supplémentaires fréquentes, déplacements,
délais serrés, attestation, etc.).
Aide- Poste 1: Gestion de la production.Poste 1
Gestion de la production et du contrôle de la qualité |
Note
(de 1 à 5)
|
|---|
|
Fonctions principales
| |
-
Rencontrer la clientèle pour déterminer les besoins et évaluer
la ligne de conduite.
| 5 |
-
établir les feuilles de travail en fonction du cahier des charges et créer
l’ordre de travail.
| 3 |
-
Faire fonctionner les machines pour
créer les produits.
| 3 |
-
Faire des essais aléatoires des produits générés pour
assurer la qualité.
| 1 |
- Assumer la responsabilité de la gestion du budget de chaque projet.
| 4 |
|
Total
|
16
|
|
Conditions d’emploi
| |
-
Participer aux réunions du conseil de
gestion.
| 4 |
-
Superviser deux membres du
personnel.
| 2 |
-
Faire souvent des heures supplémentaires et composer avec des délais
très serrés.
| 3 |
|
Total
|
9
|
|
Total général
|
25
|
Aide-Poste 2 Gestion de l’expédition.Poste 2
Gestion de l’expédition, de la réception et de l’entreposage |
Note
(de 1 à 5)
|
|---|
|
Fonctions principales
| |
-
Déterminer la méthode d’expédition et arranger l’expédition;
préparer les lettres de transport, les formulaires des
douanes, les factures et d’autres documents d’expédition.
| 2 |
-
Assembler, déballer et emballer les produits, consigner le contenu et apposer
les vignettes.
| 1 |
-
Inspecter les produits à l’arrivée en fonction des documents,
consigner les articles manquants et rejeter les produits endommagés.
| 2 |
-
Surveiller l’opération de chargement et de déchargement et acheminer
les produits reçus au bon endroit.
| 3 |
-
Gérer l’entrepôt et assurer la propreté de l’aire
de travail.
| 2 |
|
Total
| 10 |
|
Conditions d’emploi
| |
-
Participer aux réunions du conseil de
gestion.
| 4 |
- Superviser un membre du personnel.
| 2 |
-
Certificat de conduite de chariot élévateur
à fourche.
| 1 |
|
Total
| 7 |
|
Total général
| 17 |
Conclusion
La comparaison des fonctions principales et des conditions de travail fait ressortir
deux facteurs déterminants de la différence de salaire entre les deux
postes:
rencontre de la clientèle et
gestion du budget.
FAQs: Foire aux questions
1.
Je ne parviens pas à trouver la désignation
d’un de mes postes ou La description de travail utilisée dans la CNP
ne correspond nullement aux tâches qu’effectue mon employé. Que
dois-je faire?
L’appellation d’emploi que vous utilisez peut être propre à
votre entreprise, tandis que les désignations contenues dans la CNP sont
plus générales. Essayez de rechercher des titres similaires, mais
génériques. Vous pouvez également faire une interrogation selon
les « Fonctions principales » en entrant des mots clés tels que
téléphone si votre employé répond aux
appels téléphoniques ou clientèle si votre employé est
chargé des relations avec la clientèle. Vérifiez
la description de la CNP pour voir si elle se rapproche des tâches effectuées
dans votre entreprise.
En outre, comme l’indique le chapitre 1, il vous faudra peut-être combiner
des renseignements issus de différentes descriptions de la CNP afin de capter
avec plus de précision les aspects particuliers de votre entreprise.
2. Le moteur de recherche m’a donné trop de résultats.Vous
attendez-vous vraiment à ce que j’examine chacune de ces possibilités?
Bon nombre des professions sont reliées, par exemple, au service à
la clientèle. Si vous avez interrogé la base de données de
la CNP au moyen d’un mot-clé tel que clients, il est
possible que vous ayez obtenu plus de 100 résultats. Essayez de préciser
votre interrogation en identifiant d’autres fonctions.
3. Chaque profession énumérée dans la CNP comporte un code
à quatre chiffres. Que signifie-t-il?
La CNP a été conçue à titre d’outil normalisé
de description et de compréhension du monde du travail. La codification sert
à classifier les professions selon le type de compétence (nature du
travail réalisé) et le niveau de compétence (études
ou formation). Pour en apprendre davantage sur la codification et la manière
dont elle est utilisée dans d’autres applications, visitez le site
de la CNP à www.rhdsc-hrsdc.gc.ca/cnp.
4. Je ne peux pas trouver de réponse à ma question. Pouvez-vous
m’aider?
Envoyez un courriel à noc-cnp@hrdc-drhc.gc.ca
en ayant soin de préciser que vous utilisez le présent manuel. Vous
recevrez une réponse dans un délai de cinq jours ouvrables.
5. Pouvez-vous m’aider à utiliser les gabarits et/ou à créer
des outils et des procédures de gestion des RH?
Pour obtenir les meilleurs conseils sur des questions liées à la gestion
des ressources humaines, nous vous conseillons de communiquer avec un spécialiste
des RH dans votre région.
1éléments d’information exacts
au moment de la publication
2
Les trois premières colonnes
sont remplies au début de la période d’évaluation. Les
deux dernières le sont à
la fin du délai énoncé, en même temps que la Section
2.