Groupe de base

1221 Agents/agentes d'administration

Les agents d'administration supervisent et mettent en oeuvre des procédures administratives, établissent l'ordre de priorité des tâches, font des analyses d'opérations administratives et coordonnent l'acquisition de services administratifs, tels que les locaux à bureaux, les fournitures et les services de sécurité. Ils travaillent dans les secteurs privé et public. Ce groupe de base comprend les agents d'administration qui agissent en tant que superviseurs.

Exemples d'appellations d'emploi

administrateur/administratrice de bureau
agent administratif/agente administrative
agent/agente au service des admissions universitaires
agent/agente de gestion des formulaires
agent/agente de liaison
agent/agente de planification
agent/agente des biens excédentaires
agent/agente des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée
analyste de documents administratifs – accès à l'information
coordonnateur/coordonnatrice des services administratifs
coordonnateur/coordonnatrice des services de bureau
gestionnaire de bureau

Consulter toutes les appellations d'emploi

Fonctions principales


Les agents d'administration exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • superviser et coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail;
  • établir l'ordre de priorité des tâches, attribuer le travail au personnel de soutien et s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
  • effectuer des activités à caractère administratif associées aux inscriptions dans des établissements d'enseignement postsecondaire;
  • administrer les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée;
  • coordonner et planifier les services administratifs relatifs, par exemple, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité;
  • faire des analyses et voir aux opérations administratives liées au budget, aux contrats et à la planification des projets, ainsi qu'au processus de gestion;
  • collaborer à la préparation du budget d'exploitation et assurer le contrôle des stocks et le contrôle budgétaire;
  • rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux.
  • superviser, au besoin, les techniciens en gestion des documents et le personnel connexe.


Conditions d'accès à la profession

1
  • Un diplôme d'études secondaires est exigé.
  • 2
  • Un diplôme d'études universitaires ou collégiales en administration des affaires ou en administration publique peut être exigé.
  • 3
  • De l'expérience dans un poste de bureau de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction reliée à l'administration d'un bureau est habituellement exigée.
  • 4
  • Certains employeurs peuvent exiger une accréditation en gestion de projets.

Renseignements supplémentaires

  • L'expérience permet d'accéder à des postes de gestion des services administratifs.

Appellations à ne pas confondre

  • Adjoints/adjointes de direction (1222)
  • Agents/agentes de gestion immobilière (1224)
  • Directeurs/directrices des services administratifs (voir 0114 Directeurs/directrices d'autres services administratifs )
  • Planificateurs/planificatrices de congrès et d'événements (1226)