Groupe de base

1241 Adjoints administratifs/adjointes administratives

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Exemples d'appellations d'emploi

adjoint administratif/adjointe administrative
adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
secrétaire particulier/secrétaire particulière
secrétaire technique

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Fonctions principales


Les adjoints administratifs exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • organiser, s'il y a lieu, des conférences.


Conditions d'accès à la profession

1
  • Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
  • 2
  • Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau
    ou
    de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.

Appellations à ne pas confondre

  • Adjoints/adjointes de direction (1222)
  • Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (1242)
  • Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (1243)
  • Gestionnaires de bureau (voir 1221 Agents/agentes d'administration )
  • Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (1251)