Groupe de base

1411 Employés de soutien de bureau généraux/employées de soutien de bureau générales

Les employés de soutien de bureau généraux préparent de la correspondance, des rapports, des relevés et d'autres documents, se servent du matériel de bureau, répondent au téléphone, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents tels que des contrats et des demandes, et effectuent diverses tâches générales de bureau conformément aux méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des secteurs public et privé.

Exemples d'appellations d'emploi

aide de bureau
commis administratif/commis administrative
commis au classement
commis au système de classement des dossiers
commis aux archives médicales
commis aux dossiers d'aéronef
commis aux dossiers et à la classification
commis aux dossiers techniques
commis aux garanties
commis d'unité – hôpital
commis de bureau
employé de bureau général/employée de bureau générale

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Fonctions principales


Les employés de soutien de bureau généraux exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents à partir de notes manuscrites ou dictées;
  • répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
  • fournir des renseignements généraux aux employés, aux clients et au public sur les règlements et les procédés de l'entreprise ou des programmes;
  • photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
  • trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis, trouver et récupérer des documents des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou purgés;
  • tenir et préparer des rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, d'inventaires, de listes d'envoi et de bases de données;
  • traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
  • envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
  • assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
  • tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
  • effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires;
  • trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
  • coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau.


Conditions d'accès à la profession

1
  • Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
  • 2
  • Une formation au niveau secondaire ou collégial en études commerciales est habituellement exigée.

Renseignements supplémentaires

  • L'expérience permet d'accéder à des postes de supervision ou de gestion de bureau.
  • L'expérience et la formation supplémentaire permet d'accéder à des postes de dirigeant.

Appellations à ne pas confondre

  • Adjoints administratifs/adjointes administratives (1241)
  • Agents/agentes d'administration (1221)
  • Commis à la comptabilité et personnel assimilé (1431)
  • Commis à la saisie de données (1422)
  • Commis des services du personnel (1415)
  • Commis des services judiciaires (1416)
  • Réceptionnistes (1414)
  • Superviseurs/superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif (1211)
  • Techniciens/techniciennes à la gestion des documents (1253)